1. Aufbau und Funktion

Der Hornetsecurity E-Mail Continuity Service speichert ein- und ausgehende E-Mails über einen
Zeitraum von drei Monaten und bietet eine alternative Plattform zum Versand und Empfang von E-Mails für den Fall eines Ausfalls Ihres eigenen Mailservers.
Diese Anleitung soll Ihnen unterstützend die Grundkonfiguration des E-Mail Continuity Services
vereinfachen und die wichtigsten Informationen zur Nutzung des Continuity Service bieten.
Abbildung 1 zeigt schematisch den Aufbau des Systems und den Weg, welchen eingehende E-Mails
durch das System nehmen. Das System kennt zwei Betriebsarten:

1. Normalbetrieb
2. Notfallbetrieb im Störfall

Im Normalbetrieb werden E-Mails, nachdem sie die Hornetsecurity E-Mail Gateways passiert haben, an den E-Mail-Server des Empfängers zugestellt, der sie dem Empfänger zur Verfügung stellt.
Im Störfall werden E-Mails statt an den E-Mail-Server des Empfängers an das Hornetsecurity E-Mail-Portal zugestellt. Der Empfänger kann sie dort über POP oder IMAP abrufen oder alternativ direkt
im Webmail-Interface des Portals bearbeiten.

Nach der Umschaltung vom Notfallbetrieb zurück auf den Normalbetrieb werden automatisch alle im Posteingang des Hornetsecurity E-Mail-Portals verbliebenen E-Mails an den E-Mail-Server des
Empfängers zugestellt und aus dem Posteingang im Hornetsecurity E-Mail-Portal gelöscht. E-Mails, die während des Notfallbetriebs aus dem Posteingang entfernt wurden (z. B. gelöscht oder im 

Mailclient in andere Ordner verschoben) werden nicht erneut zugestellt.

Wichtig: Die Aktivierung und Deaktivierung des Notfallbetriebs kann von Hand oder automatisch erfolgen. Sollen Aktivierung und Deaktivierung automatisch erfolgen, muss dies zuvor vom
Hornetsecurity Support eingerichtet werden.

Parallel zur Zustellung an den E-Mail-Server des Empfängers oder das Hornetsecurity E-Mail-Portal werden Kopien aller zugestellten E-Mails an das Hornetsecurity E-Mail-Archiv geschickt und dort für
90 Tage gespeichert. Gleiches gilt für alle ausgehenden E-Mails, sofern der E-Mail-Server des Kunden über die Hornetsecurity E-Mail-Relays versendet.

E-Mails im Archiv können Benutzer jederzeit, ob im Normalbetrieb oder im Notfallbetrieb, abrufen und an den augenblicklich aktiven E-Mail-Server erneut zustellen lassen.

2. Grundkonfiguration

Sie buchen den Hornetsecurity E-Mail Continuity Service durch Aktivierung des Service im Bereich Sicherheitseinstellungen ⇾ Continuity Service:

Sobald der Service aktiviert wurde, lässt sich dieser für alle Benutzer der Domain oder nur für bestimmte Postfächer einrichten.

Wichtig: Soll der Continuity-Service für die ganze Domain genutzt werden, müssen vor Aktivierung des Notfallbetriebs alle E-Mail-Adressen der Domain im Control Panel angelegt sein.
E-Mails an nicht eingetragene E-Mail-Adressen weist das System sonst im Notfallbetrieb zurück. (Im Normalbetrieb wird die Empfängerprüfung über den E-Mail-Server des Empfängers durchgeführt).

Möchten Sie den Service für einzelne Nutzer aktivieren, verwenden Sie ggf. die E-Mail-Adresse, für die der Continuity Service genutzt werden soll, einfach aus der Liste aus und fügen sie durch Klick
auf „Hinzufügen“ ein. Sobald Sie diese Eingaben mit „Speichern“ bestätigen, ist der Continuity Service für die ausgewählten Postfächer aktiv. Gesendete und empfangene E-Mails werden ab jetzt im Archiv gespeichert und lassen sich dort anzeigen und abrufen.

Wichtig:  Zur  Speicherung  des  ausgehenden  E-Mail-Verkehrs  im  Archiv  muss  der  ausgehende E-Mail-Verkehr von Ihrem Mailserver über Hornetsecurity als E-Mail-Relay bzw. „Smarthost“ geleitet werden.

3. Abruf gesicherter  E-Mails über das Control Panel

Nach der Aktivierung des Continuity Services werden E-Mails im Hornetsecurity E-Mail Archiv für 90 Tage gespeichert und lassen sich von Administratoren im Control Panel finden und nachträglich
erneut an den Benutzer zustellen. Sofern auch der Versand über Hornetsecurity eingerichtet ist, können auch ausgehende E-Mails im Archiv nachträglich an den Versender zugestellt werden.
Am Control Panel angemeldete Benutzer können Ihre eigenen E-Mails in der Archivsuche im Arbeitsbereich des Control Panels suchen, anzeigen und nachträglich wieder an Ihren Posteingang
zustellen.

Alternativ können Benutzer des Hornetsecurity E-Mail Continuity Services ihre E-Mails im Hornetsecurity E-Mail Archiv über das Hornetsecurity Outlook-Plugin suchen, anzeigen, weiterleiten oder beantworten. Weitere Informationen zum Outlook-Plugin und eine Dokumentation als Hilfestellung erhalten Sie über den folgenden Link http://www.hornetsecurity.com/downloads.

4. Erweiterte Konfiguration

4.1. Automatischen Umschaltung

Im Falle der Nichterreichbarkeit des Zielservers erfolgt die Zustellung umgehend automatisch an den Server, der auch den Webmailzugriff bereitstellt (Portal). Die Nichtverfügbarkeit ist gegeben, sofern der Zielserver nicht erreichbar ist (Timeout) oder mit einer 400-er Fehlermeldung auf einen Zustellversuch antwortet. In einem solchen Fall werden eingehende E-Mails bei Nichterreichbarkeit des E-Mail-Servers des Empfängers automatisch an das Hornetsecurity E-Mail-Portal zugestellt.

5. Mailabruf während eines Serverausfalles

5.1. Abruf über den Webmail Service

Während des Notfallbetriebs können Benutzer an das Hornetsecurity E-Mail-Portal übermittelte E-Mails dort per Webmail einsehen und bearbeiten. Um sich am Hornetsecurity Webmail Service anzumelden, folgen Sie zunächst dem Link „https://control.hornetsecurity.com/webmail/“. Geben Sie in die Eingabemaske Ihre E-Mail-Adresse (Benutzer) sowie Ihr Kennwort ein. Dies entspricht dem Control Panel Benutzerkennwort (Abbildung 3).

Das Benutzerkennwort können Administratoren für Ihre Benutzer im Hornetsecurity Control Panel einrichten. Dazu melden Sie sich zunächst im Control Panel als Administrator an. Danach wählen Sie das Modul „Management“, erweitern Ihre Domäne im linken Teilfenster und klicken auf „Benutzer“. Dort können Sie eine Benutzeradresse auswählen und im rechten Fenster das Kennwort ändern und speichern. 

Benutzer können Ihr Passwort nach Anmeldung im Control Panel im Modul „Konto“ selber ändern. Alternativ können Benutzer auch bei der Anmeldung am Control Panel ein neues Passwort anfordern.

Wichtig: Das neue Passwort wird in diesem Fall per E-Mail an die dem System bekannte Adresse verschickt. Im aktiven Notfallbetrieb führt die Anforderung eines neuen Passworts deshalb dazu, dass betroffene Benutzer keinen Zugang mehr zum System haben.

In solchen Fällen muss das Passwort von einem Administrator oder vom  Hornetsecurity Support neu gesetzt werden.

5.2. Abruf über einen E-Mail-Client

Alternativ zu Webmail können Sie bei einem Ausfall Ihres Mailservers Ihren eigenen Mailclient nutzen. Richten Sie hierzu in Ihrem Mailclient ein zusätzliches POP- oder IMAP-Postfach mit den folgenden Verbindungsdaten ein:

• POP-Server: pop.antispameurope.com
• Alternativ, IMAP-Server: imap.antispameurope.com
• SMTP-Server: smtp.antispameurope.com

Bitte geben Sie in Ihrem Mailprogramm immer den vollen Benutzernamen (die eigene E-Mail-Adresse) an und beachten Sie bitte Groß- und Kleinschreibung. Wie in Abschnitt 1 beschrieben, werden im Posteingang des Hornetsecurity E-Mail-Portals verbliebene E-Mails bei „Wiederverfügbarkeit“ Ihres Mailservers automatisch an Ihren Server zugestellt und aus dem Posteingang des E-Mail-Portals entfernt.