Aufbau und Funktion
Der Hornetsecurity E-Mail Continuity Service speichert ein- und ausgehende E-Mails, die während eines Ausfalls Ihres eigenen Mailservers betroffen sind, für einen Zeitraum von drei Monaten. In dieser Zeit bietet er eine alternative Plattform zum Senden und Empfangen von E-Mails im Form des Webmailer.
Diese Anleitung unterstützt Sie bei der grundlegenden Konfiguration des E-Mail Continuity Services und vermittelt die wichtigsten Informationen zu seiner Nutzung.
Abbildung 1 zeigt schematisch den Aufbau des Systems sowie den Weg, welche eingehende E-Mails
durch das System nehmen. Das System kennt hierbei zwei Betriebsarten:
- Normalbetrieb
- Notfallbetrieb im Störfall
Im Normalbetrieb werden E-Mails, nachdem sie die Hornetsecurity E-Mail Gateways passiert haben, an den regulären E-Mail-Server des Empfängers zugestellt, der sie dem Empfänger zur Verfügung stellt.
Im Störfall werden E-Mails statt an den E-Mail-Server des Empfängers an das Hornetsecurity E-Mail-Portal zugestellt. Der Empfänger kann sie dort über POP oder IMAP abrufen oder alternativ direkt
im Webmail-Interface des Portals bearbeiten.
Nach der Umschaltung vom Notfallbetrieb zurück auf den Normalbetrieb werden automatisch alle im Posteingang des Hornetsecurity E-Mail-Portals verbliebenen E-Mails an den E-Mail-Server des
Empfängers zugestellt und aus dem Posteingang im Hornetsecurity E-Mail-Portal gelöscht. E-Mails, die während des Notfallbetriebs aus dem Posteingang entfernt wurden (z. B. gelöscht oder im Mailclient in andere Ordner verschoben) werden nicht erneut zugestellt.
Wichtig: Die Aktivierung und Deaktivierung des Notfallbetriebs kann von Hand oder automatisch erfolgen. Sollen Aktivierung und Deaktivierung automatisch erfolgen, muss dies zuvor vom Hornetsecurity Support eingerichtet werden.
Parallel zur Zustellung an den E-Mail-Server des Empfängers oder das Hornetsecurity E-Mail-Portal werden Kopien aller zugestellten E-Mails an das Hornetsecurity E-Mail-Archiv geschickt und dort für
90 Tage gespeichert. Gleiches gilt für alle ausgehenden E-Mails, sofern der E-Mail-Server des Kunden über die Hornetsecurity E-Mail-Relays versendet.
E-Mails im Archiv können Benutzer jederzeit, ob im Normalbetrieb oder im Notfallbetrieb, abrufen und an den im Augenblick aktiven E-Mail-Server erneut zustellen lassen.
Grundkonfiguration
Sie aktivieren den Hornetsecurity E-Mail Continuity Service im Bereich Email Security → Continuity Service.
Sobald der Service aktiviert wurde, lässt sich dieser für alle Benutzer der Domain oder nur für bestimmte Postfächer einrichten.
Wichtig: Soll der Continuity-Service für die ganze Domain genutzt werden, müssen vor Aktivierung des Notfallbetriebs alle E-Mail-Adressen der Domain im Control Panel angelegt sein. E-Mails an nicht eingetragene E-Mail-Adressen weist das System sonst im Notfallbetrieb zurück. (Im Normalbetrieb wird die Empfängerprüfung über den E-Mail-Server des Empfängers durchgeführt).
Möchten Sie den Service für einzelne Nutzer aktivieren, verwenden Sie ggf. die E-Mail-Adresse, für die der Continuity Service genutzt werden soll, einfach aus der Liste aus und fügen sie diese hinzu. Sobald Sie diese Eingaben mit „Speichern“ bestätigen, ist der Continuity Service für die ausgewählten Postfächer aktiv.
Wichtig: Zur Speicherung des ausgehenden E-Mail-Verkehrs im Archiv muss der ausgehende E-Mail-Verkehr von Ihrem Mailserver über Hornetsecurity als E-Mail-Relay bzw. „Smarthost“ geleitet werden.
Abruf gesicherter E-Mails über das Control Panel
Nach der Aktivierung des Continuity Services werden E-Mails im Hornetsecurity E-Mail Archiv für 90 Tage gespeichert und lassen sich von Administratoren im Control Panel finden und nachträglich erneut an den Benutzer zustellen. Sofern auch der Versand über Hornetsecurity eingerichtet ist, können auch ausgehende E-Mails im Archiv nachträglich an den Versender zugestellt werden.
Am Control Panel angemeldete Benutzer können Ihre eigenen E-Mails in der Archivsuche im Arbeitsbereich des Control Panels suchen, anzeigen und nachträglich wieder an Ihren Posteingang zustellen.
Automatischen Umschaltung
Im Falle der Nichterreichbarkeit des Zielservers erfolgt die Zustellung umgehend automatisch an den Server des Continuity Service, der die E-Mails auch über den Webmailzugriff bereitstellt.
Eine Nichtverfügbarkeit ist gegeben, sofern der Zielserver nicht erreichbar ist (Timeout) oder mit einer 400-er Fehlermeldung auf einen Zustellversuch antwortet. Das Ganze ist im SMTP-Code der E-Mails im E-Mail-Live-Tracking entsprechend nachvollziehbar:
example.server.com; 451 4.7.0 Temporary server error. Please try again later
continuityservice;444 Redirect because: (...)Beispielhafter SMTP-Code bei einer Verzögerung und dem Einspringen des Continuity Service
Mailabruf während eines Serverausfalles
Während des Notfallbetriebs können Benutzer E-Mails, welche an den Continuity Service übergeben wurden, über den Webmailer einsehen und bearbeiten. Für mehr Informationen zur Anmeldung sehen Sie bitte folgenden Artikel in unserer Knowledgebase: Anmeldung am Webmailer
Wichtig! Für Benutzer, die sich mit ihren Microsoft 365 oder LDAP Zugangsdaten im Control Panel anmelden, ist das Notfall-Passwort zwingend erforderlich, um sich am Webmailer anzumelden.
Abruf über den eigenen E-Mail-Client
Alternativ zum Webmailer können Sie bei einem Ausfall Ihres Mailservers auch Ihren eigenen Mailclient nutzen, um die E-Mails aus dem Continuity Service abzurufen.
Richten Sie hierzu in Ihrem Mailclient ein zusätzliches POP3- oder IMAP-Postfach mit den folgenden Verbindungsdaten ein:
Sicherheit und Authentifizierung:
Verbindungssicherheit: STARTTLS
Authentifizierungsmethode: Passwort, normal
Posteingang:
- IMAP-Server: imap.antispameurope.com - Port: 143
- Alternativ, POP3-Server: pop.antispameurope.com - Port 110
Postausgang:
- SMTP-Server: smtp.antispameurope.com - Port: 587
Bitte geben Sie in Ihrem E-Mail-Client immer den vollen Benutzernamen (die eigene E-Mail-Adresse) an und beachten Sie Groß- und Kleinschreibung. Zu Authentifizierung an den Servern nutzen Sie ihren entsprechenden Zugangsdaten (gegebenenfalls Notfallpasswort).
Wie bereits beschrieben, werden E-Mails bei „Wiederverfügbarkeit“ Ihres Mailservers automatisch an diesen Server zugestellt und aus dem Posteingang des E-Mail-Webmailers entfernt.