Dieser Artikel befasst sich mit den ersten Schritten zur Einrichtung Ihrer Kunden. Dafür gehen wir im Folgenden die wichtigsten Einstellungen durch, um den E-Mail-Verkehr möglichst einfach und schnell umzustellen.
Bevor wir starten muss der Kunde schon entsprechend im Control Panel angelegt sein. Dies geschieht entweder durch den Onboarding-Link des Partners oder durch eine Teststellung über unseren Vertrieb oder die Erstellung durch Sie bzw. Ihrem Partner.
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht, der zu erledigenden Schritte. Einige der Punkte sind im Verlauf des Artikels genauer erklärt:
- Legen Sie alle Benutzer im Control Panel manuell, via LDAP oder mittels eines CSV-Imports an
- Tragen Sie alle zuständigen Supporter im Service Dashboard ein, um für zukünftige Supportanfragen berechtigt zu sein
- Bitte sorgen Sie dafür, dass alle Aliasdomänen und Relay-IP-Adressen eingetragen sind
- Überprüfen Sie die Quarantäne-Bericht-Einstellungen und stellen Sie die Benutzerrechte nach Ihren Anforderungen ein
- (optional) Konfigurieren Sie den Infomailfilter und die SPF-Einstellungen
- Warten Sie 30 Minuten, bis Ihre Einstellungen auf unseren Servern verteilt sind
- Passen Sie Ihre DNS Einträge an, MX-Rekord und den Smarthost sind hierbei notwendig. Der TXT-Rekord ist optional je nachdem wie Sie die SPF-Einstellungen gewählt haben
- Machen Sie sich mit dem Email Live Tracking vertraut und prüfen Sie ob der eingehende und ausgehende E-Mail-Verkehr entsprechend dargestellt wird.
Inhaltsübersicht der zusätzlichen Informationen
- Service Dashboard: die wichtigsten Rollen
- Anpassung des Email Live Trackings
- Anpassungen des Control Panels
- Grundlegende Hilfen für ein erfolgreiches Debugging
Service Dashboard: die wichtigsten Rollen
Im Service Dashboard verwalten Sie unterschiedliche Rollen und Kontakte im Control Panel. Einige Rollen und Kontakte, wie Admins und Emergency Kontakte sollten dringend angelegt sein, um sowohl selbst handlungsfähig zu sein, als auch bei Notfällen von uns erreichbar zu sein.
Admin:
Die Administratorenrolle verwaltet das Control Panel und hat Zugriff auf alle Einstellungen, die nicht durch den technischen Support geändert werden müssen. Zudem sind die Administratoren berechtigt Supportanfragen über unser Ticketsystem zu stellen. Bitte beachten Sie hierbei, dass Sie sich bei einer Supportanfrage zuerst an Ihr Partnerunternehmen wenden. Da diese Ihre Umgebung und Ihre Bedürfnisse genau kennen, kann eine erste zielgerichtete Analyse die meisten Probleme lösen.
Emergency Kontakt:
Zusätzlich zu der Administratorenrolle ist es dringend zu empfehlen einen Emergency Kontakt zu hinterlegen. Dieser Kontakt sollte in der Lage sein schnellstmöglich bei Notfällen auf Anfragen unsererseits zu reagieren. Wir nutzen den Emergency Kontakt zum Beispiel, um Sie darauf aufmerksam zu machen, dass fehlerhafte Zielserver IP-Adressen eingetragen sind, welche eine korrekte Zustelltung verhindert. Der Emergency Kontakt oder Personen, die auf Anfragen über den Emergency Kontakt erhalten, sollte daher ebenfalls in der Lage sein das Control Panel zu verwalten.
Anpassung des Email Live Trackings
Damit Sie immer die richtigen Informationen zur Verfügung haben, die Sie bei der Arbeit im Email Live Tracking benötigen, haben Sie die Möglichkeit die angezeigten Werte in der Übersicht anzupassen.
Diese angezeigten Werte können Sie über das Zahnrad anpassen:
Wir empfehlen dringend die MSG-ID anzeigen zu lassen, da diese eine eindeutige Zuordnung einzelner E-Mails zulässt und sowohl bei Supportanfragen und dem Melden von false negative/positive Mails erforderlich ist. Achtung: es handelt sich hierbei nicht um die Message-ID! Wie Sie die MSG-ID anzeigen lassen können und was der Unterschied zur Message-ID ist, können Sie den folgenden Artikeln entnehmen:
Was ist der Unterschied zwischen der Message-ID und der MSG-ID?
Weitere Anpassungen können nach Bedarf vorgenommen werden. Wir empfehlen zusätzlich die Felder "Grund" und "Source-IP" anzeigen zu lassen.
Anpassungen des Control Panels
Über das Modul Anpassungen haben Sie die Möglichkeit einige Anpassungen des Control Panels vorzunehmen, auch ohne ein komplettes Whitelabeling zu beantragen. Die Einstellung dieser Anpassungen kann Ihren Mitarbeitenden die Suche nach einer Ansprechperson erleichtern, sollten Fragen bezüglich des Control Panels und seiner Features auftauchen. Zudem ist es eine gute Möglichkeit, über das Einbauen eines Logos und der Änderung der Versandadresse unserer Systemmails (z.B. Quarantänebericht), Verwirrung von Mitarbeitenden vorzubeugen.
Support-Informationen
Mit dem Hinterlegen einer Support-Telefonnummer und -E-Mail-Adresse helfen Sie Ihren Mitarbeitenden bei Fragen immer direkt die Kontaktdaten für eine schnelle Hilfe durch Ihre interne IT bzw. der Person zu haben, welche die Control Panel Verwaltung in Ihrem Unternehmen vornimmt. Diese Informationen werden im Control Panel in der oberen linken Ecke dargestellt:
E-Mail-Informationen
Die Eingabe der E-Mail-Informationen ändert die hinterlegten Informationen, welche in unseren Systemmails, wie dem Quarantänebericht, dargestellt sind. Außerdem ist dies eine gute Möglichkeit das generelle Aussehen unserer E-Mails an Ihr Unternehmen anzupassen.
Die vom Control Panel verschickten E-Mails enthalten ein persönliches Impressum, den Namen eines Ansprechpartners aus dem Unternehmen und eine personalisierte Absenderadresse.
- Partnername:
Hier wird der Name des Unternehmens eingegeben, der in der Begrüßung am Anfang der E-Mails erwähnt wird (z. B. "Lieber <Firmenname>-Kunde,") - Kontakt:
Hier wird der Text für die Unterschrift eingegeben, die in E-Mails unter der Grußformel angezeigt wird (z. B. "Ihr Control Panel Team") - Absenderadresse für E-Mail-Vorlagen:
Hier wird die Adresse des Absenders der vom Control Panel verschickten E-Mails eingegeben - Absendername:
Hier wird der Anzeigename des Absenders eingegeben - Rechtlicher Hinweis:
Hier wird das Impressum des Unternehmens eingegeben
Grundlegende Hilfen für ein erfolgreiches Debugging
Bevor Sie eine Supportanfrage bei uns erstellen, haben Sie einige Möglichkeiten eventuelle Problemursachen selbst zu finden und schnell zu beheben.
Nachfolgend finden Sie einige hilfreiche Erklärungen und verlinkte Artikel:
Meldung falsch klassifizierte E-Mails
Trotz einer Erkennungsquote von 99,9 %, kann es passieren, dass E-Mails inkorrekt gefiltert werden. Man spricht hier von:
- False Negative (FN): Eine E-Mail wurde nicht durch den Filter zurückgehalten
- False Positive (FP): Eine Valide E-Mail wurde versehentlich gefiltert
Sollte dies vorkommen, haben Sie die Möglichkeit eine dieser E-Mails an uns zu melden. Wie Sie hierfür vorgehen müssen, ist in diesem Artikel beschrieben.
Geblockt, abgelehnt und quarantänisiert: Was ist der Unterschied?
Eine Mail kann unterschiedliche Status haben. Wie Sie erkennen, ob eine Mail geblockt, abgelehnt oder in Quarantäne gestellt wurde, wird in dem folgenden Artikel genauer behandelt:
Was ist der Unterschied zwischen geblockten, abgelehnten und quarantänisierten Mails?
Ablehnung einer Mail durch den empfangenden Mailserver
Sollte ein Mailserver nicht erreichbar sein oder andere Gründe haben eine Mail abzulehnen, kann dies in den SMTP-Logs nachvollzogen werden, welche im Email Live Tracking in den Details einer E-Mail zu finden ist. Sollten Sie sich also einmal fragen, wieso eine als Clean angezeigte E-Mail nicht zugestellt wird, empfehlen wir die SMTP-Logs anzuschauen, da diese nahezu immer die Lösung auf die Frage bereithalten.
Whitelist/Blacklist
Häufig kommt die Frage auf, wieso ein Whitelisteintrag nicht greift, obwohl der User ein Whitelisteintrag über den Quarantänebericht erstellt hat. Hierbei muss beachtet werden, dass User aus sicherheitstechnischen Gründen lediglich den grundlegenden Spamfilter whitelisten können. Sollte eine E-Mail aus einem anderen Grund aufgehalten worden sein, benötigt es Unterstützung durch einen Admin. Wie Sie den Eintrag erstellen und erkennen können, welcher Filter umgangen werden muss, wird in folgendem Artikel genauer erklärt:
Allgemeine Tips zur Benutzung der Black/Whitelist
Auch wird häufig gefragt, warum ein User eine E-Mail empfangen hat, welche auf der Blacklist steht. Dies ist möglich, da der Blacklisteintrag eine E-Mail lediglich in die Quarantäne schickt. Ein User bzw. ein Admin kann diese Mail bei Bedarf trotzdem freigeben. Soll ein Absender wirklich gar nicht erst angenommen werden, dann muss hierfür ein Compliance Filter Eintrag erstellt werden, welcher eine E-Mail mit den gesetzten Werten blockt/rejectet.
Weitere Informationen über die Einstellungsmöglichkeiten im Control Panel finden Sie in unserem Handbuch, als auch in unseren Kurzanleitungen auf unserer Knowledge Base.